Test OfficeOn Software

Bitte habt Nachsicht mit mir, da ich eine Privatperson bin und nicht selbstständig bin oder über eine eigene Firma verfüge. Ich versuche euch hier einen kleinen ersten Eindruck zu vermitteln, wie die OfficeOn Software so ist.

Schritt 1: Die Anmeldung im Portal

Die Anmeldung im Portal gelingt super einfach, was mich sehr erfreut. Ich kenne das von anderen Systemen, in denen es nicht so einfach geht.

Einzige Voraussetzung ist ein vorher angelegter Account im Bosch System. Dieser sollte aber bei den meisten schon vorhanden sein, da die OfficeOn Software wohl hauptsächlich Kunden nutzen wird, welche schon Bosch Professional Geräte haben.

Schritt 2: Das Anlegen eines neuen Kunden

Dies gelingt ebenfalls sehr einfach. Man bekommt gerade bei der ersten Benutzung des Portals zahlreiche kleine Infofenster, welche sich immer wieder automatisch öffnen, angezeigt, in denen nützliche Informationen zu den einzelnen Schritten sehr einfach und kurz erklärt werden.

Schritt 3: Die Vergabe einer Aufgabe (Auftrag) für einen Mitarbeiter

Hier gibt man die notwendigen Informationen ein, um dem Angestellten zu erläutern, was er zu machen hat. Toll finde ich die Einbindung per E-Mail und Telefonnummer, um gleich dem Kunden eine Nachricht mit dem anstehenden Termin zu übermitteln. In meinem Beispiel habe ich eine SMS-Mitteilung eingestellt, welche sofort nach dem Speichern des Auftrages (Angebot) an mein Handy übermittelt worden ist. So kann man nicht vergessen, den Kunden über bevorstehende Termine zu informieren. Das hätte ich mir früher gewünscht, als ich noch als Bauklempner viel im Service- und Havarie Dienst unterwegs war.

Dies habe ich mit meinem PC gemacht, kann aber auch mit einem Tablett gemacht werden.

Schritt 3: Smartphone mit Einbinden

Zuerst muss man die Software auf das Smartphone laden.

Dann habe ich mal die OfficeOn Software auf meinem Smartphone geöffnet und nach dem Einloggen mit meinen Bosch Daten sofort Zugang erhalten.

Hier werden sofort die anstehenden Termine angezeigt und ein weiterer Button für die Zeiterfassung.

Die Funktion der Zeiterfassung habe ich sofort ausprobiert.

Hier gefällt mir ganz besonders, dass man die Zeiterfassung per Stoppuhr einfach erfassen kann. Also wenn ich beim Kunden bin, einmal auf Stoppuhr Starten drücken und ich kann anfangen zu arbeiten. Wenn ich dann meinen Auftrag erledigt habe, stoppe ich die Stoppuhr einfach und die Zeiterfassung ist damit schon abgeschlossen.

Natürlich kann man die Zeit auch wie in anderen Systemen manuell eintragen, wobei man hier die Beschreibung für die Zeiterfassung vorher eingeben kann.

Bei der Zeiterfassung per Stoppuhr muss ich nach dem Beenden der Erfassung noch die Beschreibung nachtragen.

Das Eintragen von Abwesenheit ist auch per extra Button erfassbar. Das ist wichtig für die Pausen oder wenn Fahrten zur Materialbeschaffung usw. explizit extra abgerechnet werden sollen.

Schritt 4: Angebot erstellen

Hier habt Ihr die Möglichkeit für jeden einzelnen Kunden und jedes einzelne Projekt, separate Angebote zu erstellen.

Die Kundendaten werden automatisch aus eurer Datenbank importiert und spart somit wieder Zeit.

Als erstes steht ein Fenster für den Einleitungstext zur Verfügung.

Hier ist schon der Text Herzlichen Dank für Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir Ihnen hiermit folgendes Angebot: voreingetragen. Dieser kann aber auch gelöscht oder verändert werden.

Nun kann man die zu erbringende Leistung anlegen. Hier kann man zwischen Lohn, Material, Mischposition oder Sonstiges wählen. Wenn man alle Materialien usw. für das Angebot eingetragen hat, kann man nun die Zahlungsbedingungen festlegen.

Sofortzahlung nach Erledigung des Auftrages, 7 Tage, 14 Tage, Benutzerdefiniert oder kein Zahlungsziel. Ein Skonto kann man ebenfalls eintragen.

Dann gibt es noch ein Fenster, in dem man einen Schlusstext eintragen kann. In dem ist schon Wir würden uns sehr freuen, wenn unser Angebot Ihre Zustimmung findet. Sie haben Fragen oder wünschen weitere Informationen? Rufen Sie uns an - wir sind für Sie da "" voreingetragen ist.

Nun kann man das Angebot speichern und es wird direkt als PDF-Datei gespeichert. Solange das Angebot vom Kunden nicht angenommen wurde, kann dies noch geändert werden.

Schritt 5: Anlegen eines Artikel Kataloges

Das Anlegen von Artikeln ist hier auch möglich. So kann man später auf dieses Zugreifen, um schneller Angebote und Rechnungen erstellen zu können.

Was kann man eintragen:

Artikelnummer, welche man selber festlegen kann

Art (Material, Lohn, Mischposition oder Sonstige)

die Menge

Einheit (eine riesige Liste wie z.B. Box, Bündel, Dose, Eimer, Festmeter, Packung) sind in einer Liste schon angelegt.

Bezeichnung des Artikels

Einkaufspreis

Aufschlag

Marge

Einzelpreis

Gesamtpreis

Und eine optionale Beschreibung kann extra im dafür vorgesehenen Fenster noch vergeben werden.

Ich denke, hier bleiben keine Wünsche mehr offen.

Was Bosch bald noch in der Software zur Verfügung stellen wird ist die

E-Rechnungen. Diese ist ab 2025 wohl Pflicht.

Mein Fazit als Leihe zu der Software ist:

Eine einfach zu bedienende Software, welche den Alltag im Bereich Auftragserstellung, Rechnungen, Erstellen und die Zeiterfassung für Mitarbeiter sehr stark vereinfacht und so zu einer Zeitersparnis führt.

Wenn man mal nicht weiß wie etwas in einer Kategorie (z.B. Angebot erstellen) gemacht werden muss, gibt es unten rechts im Bildschirm einen Button welchen man drücken kann um dann Hilfe auf einfache Weise zu erhalten.

Ich selber habe vor 21 Jahren Rechnungen erstellen müssen und wäre froh über so eine einfach aufgebaute Software froh gewesen.

Auch bietet Bosch direkt Schulungsmöglichkeiten mit einem Mitarbeiter nach Terminabsprache im Online-Modus an, um alles aus der Software herausholen zu können.

Hoffentlich konnte ich euch hier einen kleinen Einblick in die Office On Software geben und bedanke mich fürs Lesen.

Euer Kuri